A carta de boas-vindas é uma excelente forma de mostrar aos hóspedes de seu hotel que você se preocupa com o conforto deles. Ela é a primeira impressão que seus clientes terão do seu estabelecimento e pode fazer toda a diferença na experiência que terão, porque uma boa carta pode causar impacto antes mesmo do hóspede chegar ao hotel.
Um toque humano no tratamento dos hóspedes é essencial nos dias de hoje, pois, após a pandemia, os negócios hoteleiros se adaptaram ainda mais ao mundo digital e, devido às facilidades, os clientes passaram a ter pouco ou nenhum contato com o hospedeiro. Apesar disso, uma boa carta de boas-vindas pode contar com o apoio da tecnologia.
Além disso, a também chamada nota de boas-vindas pode facilitar a estadia do seu hóspede. Nela você pode incluir perguntas frequentes como quais são os melhores passeios na região, como realizar o check-out, como usar um serviço específico do hotel, entre outros.
Neste post, vamos mostrar como você poderá fazer uma carta de boas-vindas que fará com que os hóspedes sintam-se mais que bem-vindos em sua acomodação.
Chega mais!
O que é uma carta de boas-vindas para hotel?
A carta de boas-vindas é o modo como seu negócio fará o primeiro contato com o cliente. Ela é enviada ao hóspede pela equipe ou pelo dono do hotel para o e-mail ou deixada no quarto assim que o check-in for realizado. Nela, além dos
cumprimentos, devem vir informações importantes que o hóspede precisa saber
para iniciar sua estadia.
De acordo com o modelo do seu hotel, você pode escolher se este primeiro contato será feito de modo digital, utilizando, por exemplo, um disparo com o uso de PMS ou impresso. Também é possível fazer das duas maneiras. Basta escolher o que melhor te atende!
Quais elementos são essenciais numa carta de boas-vindas
Para construir uma boa carta de boas-vindas, é necessário pensar em como ela
deve funcionar na prática. Por isso, é importante uma recepção calorosa que mostre felicidade e atenção em receber aquele cliente. Nesta lógica, é importante chamar o hóspede pelo nome, personalizando a carta. Em caso de uma pessoa que está retornando, mostre que está atento a isso e use termos como “bem-vindo novamente”.
É importante que sua nota não seja grande ou repita informações que já foram acordadas no momento da contratação do serviço. Ao invés disso, foque em agradecer pela presença do hóspede, esclarecer dúvidas e contar o que seu hotel tem a oferecer. Além disso, inclua telefones úteis e algumas dicas de bons lugares para frequentar.
Aproveite também para explicar ao usuário apenas pequenas dúvidas que ele possa ter, como qual a senha do Wi-Fi, como trancar o cofre do quarto ou a temperatura indicada do ar-condicionado.
Existem diversos modelos de cartas de boas-vindas e você pode adaptá-los da maneira que mais se adequem ao seu negócio. No modelo de cartão abaixo, por exemplo, as informações são singelas e minimalistas, mas acolhedoras.
O modelo abaixo também apresenta uma pegada minimalista, porém, contém mais tópicos importantes para os hóspedes, como sobre check-in, check-out, regras, wi-fi, detalhes e informações locais. Como eu disse anteriormente, você deve ficar à vontade para escolher o que mais se adequa à sua proposta de negócio.
Também é possível contar um pequeno resumo da história de sua acomodação, como ela surgiu e o que ela tem de especial. Caso seu negócio tenha a possibilidade de personalizar ainda mais a carta, verifique se a locação inclui a estadia de crianças e adapte dicas para elas também. É um ótimo gesto!
Com todas essas práticas, seu hotel pode passar a ter mais retornos positivos dos hóspedes, melhores avaliações e aumentar a fidelidade dos usuários.
Como criar uma carta de boas-vindas para o seu hotel
Além de pensar na estrutura do texto, uma boa carta de boas-vindas também pode vir acompanhada de algum pequeno brinde que demonstre atenção e cuidado. Um bombom, balas ou uma pequena lembrança da região onde o hotel está localizado pode ser um charme essencial que fará toda a diferença na lembrança que o hóspede levará dali.
Pense também na personalização estética do cartão, se será algo mais simples ou sofisticado. Para isso, é necessário que o cartão transpareça o estilo da acomodação, mais vintage ou mais descolado, variando de acordo com o modelo do hotel.
Lembre-se que muitos softwares de agendamento já fazem grande parte do processo de construção da carta. Após ter o conteúdo escrito, alguns PMS trocam automaticamente o nome do hóspede, o que torna preciso apenas imprimir ou fazer o envio.
Quais são os benefícios de enviar uma carta de boas-vindas
A famosa frase “a primeira impressão é a que fica” pode ser usada perfeitamente para compreender os benefícios de enviar uma carta de boas-vindas aos clientes. Se um hóspede não recebe o tratamento mais adequado ou logo no início da estadia tem dificuldades para resolver um problema simples, como encontrar as chaves do armário, essa primeira impressão pode gerar uma frustração.
Já quando o negócio apresenta um diferencial positivo que o hóspede não esperava ou que facilita sua viagem, é mais provável que ele avalie de modo positivo aquele local.
Além disso, a carta de boas-vindas permite uma recepção amigável e atenciosa ao hóspede, mostrando para ele que pessoas reais estão cuidando para que ele se sinta confortável naquela acomodação.
Carta de boas-vinda para hotel e a importância da personalização
Cartas genéricas e escritas de qualquer forma não são capazes de conquistar um cliente. Por isso, ainda que seu cartão seja padronizado para todos os hóspedes, é essencial que foque em colocar o nome do cliente para demonstrar importância e cuidado.
E sabe por que digo isso? Observe a imagem abaixo:
A carta de boas-vindas dessa acomodação é linda, né? Porém, logo de cara, o hóspede é chamado assim mesmo, e não pelo seu nome. Bom, não sei você, mas a maioria das pessoas gostariam de receber o cuidado e atenção oferecidos pela personalização.
O toque especial da personalização pode trazer a impressão de que aquilo foi escrito por um amigo, devido a um simples gesto pessoal. Uma boa opção é colocar dicas reais, como “a sorveteria favorita do recepcionista” ou “o restaurante favorito do dono do hotel”. Este pequeno detalhe demonstra uma aproximação entre o hóspede e os funcionários.
Carta de boas-vindas para hotel e a importância de ser amigável
Você não gostaria de ter que pegar um dicionário para entender o que a carta de
boas-vindas de um hotel está dizendo, certo? Este é um dos pontos principais para que sua carta seja escrita de maneira amigável, com uma leitura simples e agradável. Além disso, termos técnicos ou um conteúdo muito formal, ao invés de gerar aproximação com o hóspede, pode gerar mais resistência.
Caso sua carta seja enviada de maneira digital, uma formatação muito sofisticada pode dificultar a leitura em dispositivos móveis. Por isso, foque na simplicidade e na gentileza. Uma dica informando que a previsão do tempo é de frio para que seu hóspede não esqueça o casaco ao sair também é um modo gentil de demonstrar cuidado.
Carta de boas-vindas para hotel e a importância de apresentar as regras da casa
Para que a locação seja tranquila para você e para o hóspede, além de passar informações importantes, é necessário apresentar as regras da casa de maneira educada para que sejam evitadas dores de cabeça. Por isso, lembre-se de informar ao hóspede coisas simples, como: em qual horário a piscina pode ser usada, quais locais são permitidos fumar, se é permitido ou não o uso da máquina de lavar, etc.
São pequenos detalhes que fazem com que seu negócio se destaque em meio aos concorrentes. Com o avanço do mundo digital, está cada dia mais fácil e rápido encontrar milhões de opções de hospedagem e, por isso, é importante fidelizar clientes para que ao pensarem em viajar, lembrem-se de você.
Com essas dicas, seu negócio tem tudo para oferecer uma recepção calorosa e digna de ser lembrada. Agora é só colocar em prática!